Najczęściej popełniane błędy przy realizacji projektu
 
Zamówienia
 
Nieprawidłowe szacowanie wartości zamówienia
Aby wybrać właściwy tryb wyboru wykonawcy w projekcie należy przede wszystkim prawidłowo oszacować wartość danego zamówienia. Błąd popełniony na tym etapie zamówienia może skutkować powstaniem nieprawidłowości, a nawet koniecznością nałożenia korekty finansowej na wartość zamówienia.
 
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 lipca 2017 r., możliwe są 3 tryby postępowania o udzielenie zamówienia:
  1. powyżej 30 000 euro netto – Prawo zamówień publicznych (dot. podmiotów zobowiązanych do stosowania Pzp);
  2. powyżej 50 000 PLN netto – Zasada konkurencyjności;
  3. powyżej 20 000 PLN netto a poniżej 50 000 PLN netto – Rozeznanie rynku.
Ustalając szacunkową wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:
a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie,
c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.
 
Błędne określenie spełnienia ww. przesłanek może skutkować niedozwolonym zaniżeniem wartości zamówienia i/lub podziałem zamówienia na części, skutkującym brakiem zastosowania odpowiedniego trybu postepowania o udzielenie zamówienia.
 
Zachęcamy do zapoznania się z opinią UZP dot. szacowania wartości i udzielania zamówień, w tym zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków UE oraz opinią dot. udzielania zamówień publicznych na usługi szkoleniowe.
 
Inne błędy przy realizacji zamówień:
Nieprawidłowe szacowanie wartości zamówienia to tylko jeden z obszarów, gdzie beneficjenci mogą popełnić błąd, realizując zamówienia w ramach projektów EFS. Inne przykładowe wrażliwe obszary to:
- prawidłowe określenie przedmiotu zamówienia;
- definiowanie warunków udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert;
- udzielanie zamówień w częściach;
- stosowanie aspektów społecznych;
- publikacja ogłoszeń o zamówieniu, w tym baza konkurencyjności;
- wyłączenia ze stosowania trybów pzp i zasady konkurencyjności;
- wybór wykonawcy i podpisanie umowy.
Powyższe i wiele innych zagadnień zostało szczegółowo omówionych w Materiale informacyjnym dot. stosowania zasady konkurencyjności w ramach PO WER oraz w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta – Zamówienia udzielane w ramach projektów.
 
Zachęcamy wszystkich beneficjentów do szczegółowego zapoznania się z ww. materiałami.

Błędy i nieprawidłowości oraz ich skutki wynikające z istotnych ustaleń audytów i kontroli Instytucji Audytowej w podziale na obszary tematyczne
 
(aktualizacja z dnia 01.06.2020 r.)
 
Zamówienia publiczne (PZP, zasada konkurencyjności)
 
  • Beneficjent dokonał zmiany terminu wykonania zamówienia dot. realizacji kursów zawodowych, co stanowiło istotną zmianę postanowień umowy i miało wpływ na warunki konkurencji w postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego. Zamawiający dopuścił możliwość zmiany umowy w sprawie zamówienia, jednak bez określenia dodatkowych warunków, których zaistnienie umożliwiałoby dokonanie zmian umowy w sprawie zamówienia. Powyższe stanowiło naruszenie art. 144 ustawy pzp oraz § 19 ust. 2 załącznika nr 1 (OWU) do umowy o dofinansowanie projektu i skutkowało nałożeniem korekty na poziomie 25%. 
  • Beneficjent nierówno potraktował uczestników postępowania na przeprowadzenie szkoleń dla osób bezrobotnych odrzucając ofertę wykonawcy z powodu niepełnej kalkulacji kosztów szkolenia i nie wzywając go do złożenia wyjaśnień i poprawienia oferty,  natomiast w analogicznych przypadkach  zamawiający dokonywał poprawek  i zawiadamiał o tym fakcie innych oferentów, w celu wyrażenia przez nich zgody na dokonane zmiany (art. 87. ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp).Powyższe skutkowało nałożeniem korekty na poziomie 5 % wartości umowy podpisanej z wykonawcą szkolenia. 
  • Beneficjent nie dokonał łącznego oszacowania wartości szkoleń indywidualnych i  grupowych o takim samym zakresie, przewidzianych w rocznym planie szkoleń, co skutkowało niezastosowaniem właściwej procedury przetargowej. Beneficjent do szkoleń grupowych przeprowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, natomiast wyboru ofert szkoleń indywidualnych o podobnym zakresie jak szkolenia grupowe, dokonał na podstawie rozeznania rynku, a nie w trybie przetargu nieograniczonego. Tym samym zamawiający naruszył art. 32 ust. 2 ustawy Pzp (zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości). Powyższe skutkowało nałożeniem korekty na poziomie 25% na wartość podpisanych umów z wykonawcami szkoleń indywidualnych. 
  • Opis przedmiotu zamówienia został przygotowany w sposób nieprecyzyjny i bez uwzględnienia wszystkich wymagań prawnych. 
  • Naruszenie w ramach przeprowadzonego zamówienia publicznego zasady konkurencyjności i równego traktowania potencjalnych oferentów. 
  • Ustalenie w postępowaniu o zamówienie publiczne warunku ograniczającego jednakowy dostęp do zamówienia potencjalnym wykonawcom, poprzez wykazanie doświadczenia w konkretnym zakresie. 
  • w zapytaniu ofertowym opublikowanym m.in. w Bazie konkurencyjności Zamawiający postawił wykonawcy m.in. warunek dysponowania osobą posiadającą określone uprawnienia oraz posiadającą co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w kierowaniu robotami w wymaganej specjalności. Na etapie realizacji zamówienia robotami kierowała osoba posiadająca roczne doświadczenie  zawodowe. Dopuszczenie przez zamawiającego osoby o mniejszym doświadczeniu spowodowało, iż ww. osoba nie spełniała wymagań określonych z zapytaniu ofertowym. Powyższe stanowi naruszenie zasady konkurencyjności, skutkujące nałożeniem 5 % korekty na zamówienie. 
  • Wykonawca na etapie podpisywania umowy dokonał zmiany osoby uczestniczącej w realizacji zamówienia, pełniącej funkcję kierownika budowy, która nie spełniała warunku udziału w postępowaniu. Sformułowanie warunków przewyższających wymagania, wystarczające do należytego wykonania zamówienia stanowi naruszenie zasady konkurencyjności  określonej Wytycznych kwalifikowalności. Wymaganie co najmniej 2 lat doświadczenia w kierowaniu robotami w wymaganej specjalności, mogło ograniczyć krąg wykonawców zamówienia, którzy mogliby dysponować osobami z krótszym doświadczeniem - nałożono 5% korektę. 
  • W ogłoszeniu o zamówieniu na dostawę sprzętu opublikowanym w Bazie konkurencyjności w zapytaniu ofertowym Beneficjent określił zbyt wygórowane warunki wymagane od wykonawcy w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia, co mogło spowodować ograniczenie kręgu potencjalnych dostawców. Za spełnienie warunku Zamawiający uznał wykonanie przez wykonawcę w okresie 2015 r. - 2017 r. dostawy co najmniej 5 sztuk sprzętu będącego przedmiotem zamówienia lub podobnego oraz funkcjonowanie na rynku firmy dostawcy od co najmniej 5 lat. Nałożono 5% korektę. 
  • Beneficjent w ramach opisu zawartego w specyfikacji przedmiotu zamówienia, będącego załącznikiem do zapytania ofertowego dot. zakupu i montażu urządzenia zawarł dyskryminujący warunek „Serwis i instalacja musi być wykonana przez certyfikowany zespół serwisowy, zlokalizowany na terenie Polski". Nałożono 5% korektę. 
  • Zamawiający udzielił zamówienia wykonawcy, który nie potwierdził spełnienia warunków udziału w postępowaniu, bez uprzedniego zwrócenia się o uzupełnienie dokumentów w zakresie posiadania polisy ubezpieczeniowej, co stanowi naruszenie art. 26 ust. 3, art. 24 ust. 1 pkt 12 oraz art. 7 ust. 1 i ust. 3 ustawy Pzp. Nałożono 5% korektę. 
  • Beneficjent w ramach postępowania prowadzonego z zastosowaniem ustawy Pzp przedłużył termin realizacji zamówienia bez uwzględnienia warunków wskazanych w przepisach i umowie, czym naruszył art. 144 ust. 1 ustawy Pzp. Nałożono 25% korektę. 
  • W ramach postępowania zrealizowanego  w procedurze zamówień publicznych powyżej progów UE, Zamawiający postawił nadmierne warunki udziału w postępowaniu w zakresie dotyczącym zdolności technicznej lub zawodowej wykonawcy w stosunku do przedmiotu zamówienia, co stanowi naruszenie art. 22 ust. 1 a ustawy Pzp. Warunek dotyczył posiadania 5 lat doświadczenia w pełnieniu funkcji kierownika budowy, licząc od daty uzyskania uprawnień -  w realizacji umowy uczestniczyła natomiast osoba, która takiego warunku nie spełniała. Nałożono 5% korektę.
  • W postępowaniu dot. wykonania usługi doradcy zawodowego prowadzonym w procedurze przetargu nieograniczonego, Zamawiający w SIWZ zawarł warunek pozbawiający wykonawcę będącego osobą fizyczną możliwości powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy. Zamawiający określił obowiązek osobistego wykonania całości przedmiotu zamówienia przez osoby fizyczne, nie wskazując kluczowych części zamówienia zastrzeżonych do osobistego wykonania, do czego był uprawniony na mocy art. 36a ust. 2 ustawy Pzp. Takie sformułowanie w zakresie podwykonawstwa ogranicza prawo wykonawców – osób fizycznych, o którym mowa w art. 36a ustawy Pzp oraz prowadzi do uprzywilejowania podmiotów nie będących osobami fizycznymi. W odniesieniu do ww. warunku w postępowaniu zostało ograniczone podwykonawstwo oraz naruszona została zasada równego traktowania potencjalnych oferentów, czym naruszono art. 7 ust 1 oraz art. 36a ust. 1-2 ustawy Pzp. Nałożono 5% korektę. 
  • W ogłoszeniu o zamówieniu opublikowanym przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej w rozdziale dot. okresu obowiązywania zamówienia Zamawiający wskazał datę 31.12.2028 r., natomiast w SIWZ jako termin wykonania zamówienia Zamawiający wskazał 31.12.2029 r., z zastrzeżeniem tych postanowień, które ze względu na swój cel obowiązują także po zakończeniu obowiązywania umowy. Powyższe jest sprzeczne z zasadami konkurencyjności i równego traktowania potencjalnych oferentów. Nałożono 5% korektę.
 
Uczestnicy
 
  • Uznano za wydatek niekwalifikowalny koszt badań lekarskich uczestniczki, która zrezygnowała z udziału w projekcie z przyczyn ekonomicznych (utrata prawa do zasiłków socjalnych w związku z udziałem w projekcie). Zgodnie z rozdziałem 6.2 pkt 3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFA oraz FS na lata 2014-2020 (wersja z 19.09.2016r.) poniesiony wydatek powinien być m.in. niezbędny do realizacji celów projektu i być poniesiony w związku z realizacją projektu.  Poniesiony wydatek na osobę, która zrezygnowała z udziału w projekcie (nie zrealizowała zakładanego w projekcie celu) uznany został za niekwalifikowalny. 
  • Dokumenty zgłoszeniowe uczestników projektu wpłynęły po terminie rekrutacji i nie zawierały wymaganych podpisów uczestników. 
  • Brak przejrzystości w dokumentacji dot. przebiegu stażu, tj. w dzienniku stażu brak zatwierdzenia przez eksperta ds. organizacji projektu oraz brak potwierdzenia przez uczestnika, iż pełny zakres stażu został zrealizowany. 
  • Realizacja staży odbyła się w niepełnym wymiarze godzin i w niektórych przypadkach, stażyści pracowali w dni ustawowo wolne od pracy oraz w godzinach nadliczbowych, co było niezgodne z warunkami podpisanych umów o organizację staży. 
  • Brak wypłaty uczestnikowi wynagrodzenia za staż, co było niezgodne z warunkami podpisanej umowy o organizację stażu. 
  • Koszty dojazdu na staż były wypłacone w wyższej kwocie niż założono w umowie o dofinansowanie projektu.
 
Podatek VAT
 
  • Niektórzy z uczestników, którzy otrzymali jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej oraz przedsiębiorcy korzystający z refundacji kosztów doposażenia/wyposażenia stanowiska pracy, skorzystali z odliczenia podatku VAT i nie dokonali zwrotu podatku VAT na konto PUP lub dokonali zwrotu podatku VAT na konto PUP po upływie terminów zwrotu wynikających z zapisów umów zawartych z PUP. Wysokość podatku VAT uznana została za wydatki za niekwalifikowalne.
 
Inne nieprawidłowości / uchybienia, skutkujące wydatkami niekwalifikowalnymi
 
- zakupy towarów i usług dokonane w ramach projektu były zawyżone w stosunku do stawek rynkowych określonych przez IP/IZ, bez wystarczającego uzasadnienia dokonanego zakupu,
- Beneficjent zaplanował w budżecie projektu wyposażenie biura w meble pod zabudowę do dwóch pomieszczeń, które wynajmuje; powyższy wydatek biorąc pod uwagę fakt, iż Beneficjent nie jest właścicielem pomieszczeń, w których meble zostały zamontowane, nie spełnił wymogu racjonalności,
- wydatki kwalifikowalne projektu nie zostały pomniejszone o wygenerowany w ramach projektu dochód,
- zawyżona wartość wkładu własnego, bez wskazania uzasadnionych podstaw do jego wyliczenia,
- w zakresie wydatków na usługi szkoleniowe stwierdzono, iż terminy szkoleń pokrywały się, wskazując na niemożność ich przeprowadzenia przez tą samą osobę w różnych miejscach i w tym samym czasie,
- dostawa materiałów eksploatacyjnych dla uczestników staży została zrealizowana odmiennie niż przewidziano w zapytaniu ofertowym, ofercie i samej umowie; ponadto ustalono, iż materiały te nie były dostarczone uczestnikom w trakcie  trwania staży, tym samym poniesiony wydatek nie był niezbędny do realizacji celów projektu i nie został poniesiony w związku z jego realizacją,
- naruszenie przejrzystości poniesienia wydatku na zakup odzieży roboczej dla stażystów oraz niespełnienia warunku niezbędności wydatku (towar został dostarczony stażystom po odbyciu przez nich stażu),
- błędne wyliczenia stypendium szkoleniowego wypłacanego uczestnikom szkoleń,
- w ramach otrzymanej pożyczki na wsparcie rozwoju przedsiębiorstw realizujących inwestycje na terenie województwa podlaskiego Beneficjent zakupił i zainstalował urządzenia na terenie innego województwa niż obejmowała umowa.